（一）會(huì)議約請(qǐng)函的含義 會(huì)議約請(qǐng)函是專門用于約請(qǐng)?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⑴c會(huì)議，具有禮儀和奉告兩層作用的會(huì)議文書。 約請(qǐng)函用于會(huì)議活動(dòng)時(shí)，與會(huì)議告訴的不一樣之處在于：約請(qǐng)函 （一）會(huì)議約請(qǐng)函的含義會(huì)議約請(qǐng)函是專門用于約請(qǐng)?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⑴c會(huì)議，具有禮儀和奉告兩層作用的會(huì)議文書。約請(qǐng)函用于會(huì)議活動(dòng)時(shí)，與會(huì)議告訴的不一樣之處在于：約請(qǐng)函首要用于橫向性的會(huì)議活動(dòng)，發(fā)送目標(biāo)是不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位和自己，也不屬于本組織的成員，通常不具有法定的與會(huì)權(quán)力或職責(zé)，是不是參與會(huì)議由目標(biāo)自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì)、咨詢論證會(huì)、技術(shù)鑒定會(huì)、交易洽談會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)產(chǎn)等，以發(fā)約請(qǐng)函為宜。而會(huì)
電子請(qǐng)柬議告訴則用于具有縱向聯(lián)絡(luò)（即主辦方與參會(huì)者存在從屬聯(lián)絡(luò)或工作上的辦理聯(lián)絡(luò)）性質(zhì)的會(huì)議，或許與會(huì)者本身具有參會(huì)的法定權(quán)力和職責(zé)的會(huì)議，如人民代表大會(huì)、董事會(huì)議等。對(duì)于這些會(huì)議的目標(biāo)來說，參與會(huì)議是一種職責(zé)，因而只能發(fā)會(huì)議告訴，不能用約請(qǐng)函。學(xué)術(shù)性集體舉行年會(huì)或?qū)ｎ}研討會(huì)時(shí)，要區(qū)別成員與非成員。對(duì)于集體成員應(yīng)當(dāng)發(fā)會(huì)議告訴，而約請(qǐng)非集體成員參與則應(yīng)當(dāng)用約請(qǐng)函。（二）會(huì)議約請(qǐng)函的基本內(nèi)容會(huì)議約請(qǐng)函的基本內(nèi)容與會(huì)議告訴一致，包含會(huì)議的布景、意圖和稱號(hào)；主辦單位和組織機(jī)構(gòu)；會(huì)議內(nèi)容和方法；參與目標(biāo)；會(huì)議的時(shí)刻和地址、聯(lián)絡(luò)方法以及別的需求闡明的事項(xiàng)。（三）會(huì)議約請(qǐng)函的構(gòu)造與寫法1．標(biāo)題。由會(huì)議稱號(hào)和“約請(qǐng)函（書）”構(gòu)成，通�？刹粚懼鬓k機(jī)關(guān)稱號(hào)和“對(duì)于舉行”的字樣，如：《亞太城市信息化高檔論壇約請(qǐng)函》。“約請(qǐng)函”三字是完好的文種稱號(hào)，與公函中的“函”是兩種不一樣的文種，因而不宜拆開寫成“對(duì)于約請(qǐng)到會(huì)××會(huì)議的函”·婚禮約請(qǐng)函 ·宴會(huì)約請(qǐng)函 ·講座約請(qǐng)函 ·投標(biāo)約請(qǐng)函·校慶約請(qǐng)函 ·生日約請(qǐng)函 ·活動(dòng)約請(qǐng)函 ·英文約請(qǐng)函2．稱號(hào)。約請(qǐng)函的發(fā)送目標(biāo)有三類狀況：（1）發(fā)送到單位的約請(qǐng)函，應(yīng)當(dāng)寫單位稱號(hào)。因?yàn)榧s請(qǐng)函是一種禮儀性文書，稱號(hào)中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（總稱），以示禮貌和尊敬。（2）約請(qǐng)函直接發(fā)給自己的，應(yīng)當(dāng)寫自己姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。（3）網(wǎng)上或報(bào)刊上揭露發(fā)布的約請(qǐng)函，因?yàn)槟繕?biāo)不確定，可省掉稱號(hào)，或以“敬啟者”總稱。3．正文。正文應(yīng)逐項(xiàng)載明詳細(xì)內(nèi)容。最初有些寫明舉行會(huì)議的布景和意圖，用“特約請(qǐng)您到會(huì)（列席）”照顧稱號(hào)，再用過渡句轉(zhuǎn)入下文；主體有些可采用序號(hào)加小標(biāo)題的方法寫明詳細(xì)事項(xiàng)；最終寫明聯(lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方法。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“還禮”，亦可省掉。4．落款。因約請(qǐng)函的標(biāo)題通常不標(biāo)示主辦單位稱號(hào)，因而落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位稱號(hào)并蓋章。5．成文時(shí)刻。寫明詳細(xì)的年、月、日。
